Описание

CRM  система представляет из себя гибкий инструмент для внесения и хранения необходимой информации используемой для ведения бизнеса. Взаимодействует с АТС и позволяет получать пользователю статистику по принятым/не принятым звонкам, совершать звонки кликом, видеть активные задачи, производить поиск по данным занесенным в CRM  систему

В данной инструкции будут рассмотрены такие моменты как создание и работа с Заявками, ЧаВо, возможности раздела Календарь, администрирование CRM системы.

Доступ к CRM

Для предоставления доступа к CRM необходимо в разделе Пользователи на АТС, напротив нужных абонентов в колонке CRM выставить значение «ОК», после этого нажимаем кнопку Сохранить. 

Так же необходимо включить Голосовую почту в настройках данного абонента (Администратор – Основные настройки – Внутренние абоненты) и выставить на неё пароль.

После этого абонент должен разлогиниться и повторно зайти на АТС, должен  появиться соответствующий пункт при заходе на АТС.

 Главное окно CRM системы.

В данном окне отображается:

  1. Период отображаемой статистики
  2. Поиск по занесенным данным в CRM систему.
  3. Отображение активного пользователя с доступом к редактированию данных и кнопка завершения сеанса активного пользователя.
  4. Статистика по данным занесенным пользователем за выбранный период времени.
  5. Список доступных модулей CRMсистемы.
  6. Список Задач, Обращений, Контрагентов, Заявок относящихся к пользователю, и быстрый доступ к ним.

Обращения.

В данном модуле доступен список обращений занесенных пользователем, выводится информация по №Обращения, Фамилии И.О., Организации, Статусу. Мы можем отредактировать запись или удалить. Так же в данном разделе доступно Создание нового обращения, применение Фильтра для поиска нужного обращения, Удаление записей (удобно при массовом удалении), E-mail– рассылка сообщений по е-mailадресам занесенным в выбранные обращения (необходим установленный и настроенный модуль E-mail).Через клавишу Ещё мы получаем доступ к Импорту/Экспорту записей из данного раздела, найти Дубликаты записей и произвести Массовое изменение в выделенных записях в определенных полях.

Модуль служит для занесения информации о обращениях новых клиентов с указанием данных: адреса, контакта, реквизитов, поставленных задачах. Для каждого обращения мы можем: Добавить событие в календарь, Добавить заметку(файл), Преобразовать в Контрагента, Экспортировать запись, и назначить Метку(тэг).

Контрагенты

Как и для обращений нам доступно: Создание нового Контрагента, применение Фильтра для поиска нужного контрагента, Удаление записей (удобно при массовом удалении), E-mail– рассылка сообщений по е-mailадресам занесенным в выбранные Контрагенты (необходим установленный и настроенный модуль E-mail).Через клавишу Ещё мы получаем доступ к Импорту/Экспорту записей из данного раздела, найти Дубликаты записей и произвести Массовое изменение в выделенных записях в определенных полях.

Контрагент – обычно это юридическое лицо, в данном разделе нам доступно внесение контактных данных, реквизитов, описание и оценка данного контрагента. В дальнейшем Контрагенты у нас будут отображаться в карточке звонка, Анкетах  и будет привязка к некоторым другим записям. Для контрагента можно создать обращения, и в дальнейшем вести работу с ними.

КОНТАКТЫ

В контактах мы также указываем конкретные контактные данные клиента. Контакты мы привязываем к Контрагентам, т.е. у Контрагента может быть несколько контактов. Эта информация также будет отображаться в карточке звонка. В контактах нам также доступны стандартные действия по Созданию, Фильтрации, Удалению, Рассылки, Экспорту/Импорту данных.

Т.е. в данном разделе ведется база непосредственных клиентов. Контакт мы можем привязать к Контрагенту, назначить ответственного, фотографию, и дать оценку в разделе Описание.

ЗАЯВКИ

В данном разделе мы создаём задания для наших сотрудников. Т.е. можем создать задачу , назначить ответственного, выставить приоритет,  категорию задачи, и сроки выполнения. По закрытию данной Заявки мы можем преобразовать её в ЧаВо(FAQ), т.е. сформировать ответ на решеную задачу, и в дальнейшем обращаться к нему.

ЧаВо

Раздел для занесения информации по часто задаваемым Вопросам и Ответам на них, каждую запись мы можем привязать к конкретному товару или категории товаров (к примеру информацию по настройке оборудования).

Графики

Получение статистики по занесенным данным в CRM систему. Возможно формирование отчетов по определенным показателям и за определенный период времени.

Товары

Создание/редактирование товаров, с указанием производителя, категории товара, продажной и закупочной стоимости, количество на складе, загрузкой изображения товара и его описание.

Услуги

Создание/редактирование услуг (к примеру по настройке оборудования), указанием категории, продажной и закупочной стоимости, количеству на складе, загрузкой изображения услуги и её описание.

Календарь

Здесь указываются действия которые запланированы или просрочены. Мы можем создать событие с указанием ответственного лица, выставить сроки для события. Т.е. можно создать напоминание для пользователя о предстоящем событии или поставленной задаче.  Также здесь указываются записи из раздела ЗАЯВКИ. Созданные события будут отображаться на главной странице CRM системы.

Документы

Мы можем добавлять различные файлы в  CRM: PDF, word, графические файлы и пр. И затем «привязывать» их к Обращениям, Контрагентам и пр. через соответствующий пункт в интересующем разделе.

Настройки

В данном разделе мы можем редактировать данные пользователей (Пользователи), включать в Роли пользователей и объединение их в Профили, выстраивая иерархию подчинённых.

В Профилях мы назначаем права доступа к разделам и полям для пользователей включенных в этот профиль.

Совместный доступ – указание глобальных прав к доступу Разделов.

Доступ к полям – указание полей отображаемых в модулях, т.е. включить/отключить поле.

Редактор списков – Создание и заполнение выпадающих списков в интересующем Разделе.

Шаблоны Email– создание шаблонов для быстрых ответов через установленный модуль отправки Email сообщений.

Данные организации – Указание данных и реквизитов Вашей организации. Информация используется в доп. модулях по формированию документов, счетов и т.п.

Сервер Исходящей почты – Настройка сервера исходящей почты для работы модуля по отправке Email сообщений.

Сервер Резервного Копирования – настройка резервного копирования данных и CRM системы.

Настройка Нумерации Записей – Указание вида нумерации для каждого модуля.

Модули